Bár a mostani helyzet nagyon sok helyen követelte meg, hogy a cégek átálljanak otthoni távmunkára, nálunk ez már egy jó ideje bevett gyakorlat. Ez azt jelenti, hogy tulajdonképpen mi csináltuk tovább amit eddig, csak intenzívebben.

Az alapötlet onnan származik, hogy az irodaházunkban úgy véltük sok a kihasználatlan terület, ezért kb. másfél évvel ezelőtt az épület átalakításába fogtunk, hogy a fenti emeletről leköltözve, azt más cég számára bérbe adjuk. Ezzel párhuzamosan pedig a munkafolyamatokat úgy alakítottuk át, hogy az erre alkalmas munkakörök heti 2 alkalommal, vagy igény esetén akár többször is otthonról végezhetőek. Ezzel a megoldással nem csak költséghatékonyabb és környezetkímélőbb munkahelyeket, hanem a munkavállalók számára is egy kedvezőbb és kényelmesebb foglalkoztatási megoldást biztosítunk. Az elmúlt időszak tapasztalatai mindenki megelégedésére felülmúlták elképzeléseinket, így a mostani kényszerhelyzet semmilyen átállást nem igényelt részünkről, szinte egyik napról a másikra tudtunk átállni a teljes távmunkára.

Az irodaház persze most is üzemel, hiszen vannak bérlőink, és minden munkanap egy munkatársunk ügyeletet tart a fóti irodaházban, ahol az alkatrészátadás és egyéb csomagátvétel továbbra is zökkenőmentesen működik.

Az ügyfelek látogatása az elmúlt hetekben személyesen nem megoldható, de online megoldással ez továbbra sem okoz problémát.

Békeidőkben, amikor heti kétszer dolgozunk távmunkában és a többi napokon az irodában, illetve ügyfeleknél vagyunk, minden hétfőn meetinget tartunk, mert a személyes kapcsolat és az offline interakció ekkor is nagyon fontos. Ezeken a meetingeken beszéljük át az elmúlt hét történéseit és az előttünk álló feladatokat. A hét többi napjain a kollégák rotálva heti 2 napot otthonról dolgoznak, a többi időt az irodában illetve ügyfeleknél töltik.

Alapvetően 5 dolog kell ahhoz, hogy a home office működőképes és hatékony legyen:

– bizalom a munkatársak iránt a cégvezetéstől

– bizalom a munkatársak irányából a cégvezetés felé

– megfelelő technikai körülmények: szerver, VPN, laptopok, tabletek, telefonok, kommunikációs csatornák (whatsapp, skype, zoom, …)

– összehangolt és folyamatosan frissített naptár

– rugalmasság munkavállaló és munkáltató részéről egyaránt

Bizalom: úgy véljük a kollégákkal a hosszú évek során kialakult az a fajta bizalom – ehhez persze szükséges a szinte nulla fluktuáció – hogy már olykor fél szavakból is értjük egymást. Persze nálunk is vannak viták, de a folyamatos nyílt és őszinte beszéd, a konfrontatív dolgok kimondása segít ezeknek a problémáknak a leküzdésében és megoldásában. Legyen szó egy konkrét projekt nehézségeiről, vagy éppen egy magánjellegű problémáról, jó tudni, hogy  a kölcsönös bizalom alapján számíthatsz a cégvezetőre és a többi munkatársadra. A Prosystem nem csak egy munkahely, ahova bejárunk dolgozni, hanem mi egy igazi közösség vagyunk, kíváncsiak vagyunk egymás munkán kívüli érdeklődési körére és tudunk egymás örömeiről, küzdelmeiről.

Technikai körülmények: nem árt ha ért valaki valamit a számítógéphez, telefonhoz, tablethez, azokat azért készségszinten használja. Szükséges egy dedikált rendszergazda – akár külsős is – akihez lehet fordulni bármilyen “leállás” esetén. A mobilnet megléte – manapság ez már nem nagy feladat – fontos dolog, meg persze a wifi elérhetőség is. Kellenek megbízható, jól működő és gyors eszközök is, amik nem feltétlenül a legolcsóbbak, de hosszú évekig üzemelnek megbízhatóan. Persze kell egy jó szolgáltató is akinek a rendszerei folyamatosan és nagyon kevés leállással dolgoznak. Nem árt ha alternatívák is vannak (mobil és fizikai net is pl. ahogy említettük)

Naptár: ezt már jó pár éve használjuk: programokra, szabadságokra, szerviztevékenységre, magánhasználatra. A Google Calendar nekünk megfelelt, bevált. Van aki moderálja és bejegyzéseket tud tenni, van aki pedig “csak” látja a dolgokat. Szinte minden platformon (telefonok, laptopok) van számtalan kliensprogram ami tudja kezelni a GC-t.

Rugalmasság: fontos, hogy a cég vezetője és a munkatársak egymás között is legyenek képesek a különböző helyzeteket rugalmasan kezelni, legyen szó egy hirtelen SOS ajánlatkérésről, egy sürgős alkatrész kiszállításáról, vagy éppen az egyik munkatárs gyerekének megbetegedéséről. Ez valami olyasfajta hozzáállást vár el mindenki részéről, mint amit az a bizonyos négy muskétás jelmondata is jól képvisel: „egy mindenkiért, mindenki egyért”.

És, hogy hogy vált be a home office? Úgy véljük, hogy ez mindenki számára kedvező helyzetet teremt és tapasztalatunk szerint sokszor hatékonyabban működik a kollégák munkavégzése, de legalábbis ugyanolyan hatékonysággal mint az irodában. Csak nem megy el annyi idő viccelődéssel, mint az irodában 🙂

A kollégák kvázi plusz juttatásként is kezelik a távmunka lehetőségét, hiszen szabadon tudnak az idejükkel gazdálkodni. Úgy véljük növeli a lojalitást a cég felé.

Kaposvári Edina        ifj. Schuck István

Prosystem